Progression Leçon
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La première étape consistait à définir son idéal de vie, la seconde étape du processus DEAL est d’éliminer toutes les activités qui sont une perte de temps.

Le mode de vie des nouveaux riches demande à bien comprendre la valeur du temps et comment la productivité fonctionne.

Être occupé est la passion de beaucoup de personnes et c’est malheureusement une forme de procrastination et de paresse. Faire des choses sans importances empêche de faire des choses qui auraient eu un impact bien plus important. Mais comme ces choses sont généralement inconfortables, elles ne sont jamais en priorité.

C’est donc une paresse de ne pas faire réellement ce qui est important et de remplir sa vie de choses qui n’ont pas d’intérêts.

Ensuite, abandonnez tout ce que vous savez sur la gestion du temps. Gérer son temps implique que vous avez tellement de choses à faire dans un temps limité que vous devez gérer votre emploi du temps de façon optimale. Un nouveau riche ne cherche pas ça.

Au lieu d’être constamment occupé à gérer votre temps, réduisez le nombre de choses que vous avez à faire et le temps que vous y consacrez.

Si vous voulez accomplir plus, vous devez apprendre à faire moins et donc éliminer le plus possible.

La différence entre l’efficacité et l’efficience

L’efficacité consiste à faire des choses importantes qui vous aident à obtenir des résultats. L’efficience consiste à faire des choses (qu’elles soient importantes ou non) de la manière la plus rapide possible.

Parce qu’elle est plus facile à mesurer, nous nous concentrons plus sur l’efficience que sur l’efficacité. C’est-à-dire que souvent nous cherchons à optimiser des choses alors qu’elles ne devraient tout simplement pas être réalisées.

L’efficience est importante quand elle est pour des choses qui comptent. Optimiser quelque chose qui n’aurait pas dû être fait est tout simplement une perte de temps.

La loi de Pareto

L’économiste italien Pareto a découvert qu’en général, 80% des résultats sont générés par 20% des efforts.

Par exemple, 20% de vos meilleurs amis génèrent probablement 80% de votre bonheur social ou alors 20% des produits d’une entreprise produisent 80% du chiffre d’affaires.

Cette règle est très importante pour la productivité parce qu’elle permet à la fois de gagner du temps, mais aussi de réduire son taux de stress.

  • Faites une liste des 20% de choses que vous faites qui produisent la très grande majorité de votre bonheur et de vos résultats.
  • Faites une liste des choses (les 80%) qui vous prennent du temps, mais qui ne produisent pas un rendement intéressant en termes de bonheur ou de résultats.

L’objectif va être de réduire au minimum cette dernière liste et de se concentrer au maximum sur la première.

La loi de Parkinson

La loi de Parkison dit que si on dispose d’un temps important pour accomplir une tâche, on va avoir tendance à prendre tout ce temps pour réaliser la tâche. Pour faire simple, plus on dispose de temps, plus on va en prendre. Même si cette tâche pouvait être réalisée plus rapidement.

Donc pour éviter d’en perdre et être plus productif, on doit se fixer des délais suffisamment courts. Ce sentiment d’urgence permettra d’améliorer sa productivité.

En appliquant à la fois la loi de Pareto et celle de Parkinson, vous verrez que vous gagnerez un temps considérable.

Vous verrez que beaucoup de ce que vous faites ressemble plus à du remplissage qu’à de la réelle productivité.

Pour implémenter ces deux lois dans votre quotidien, répondez aux questions suivantes :

  • Si vous ne pouviez travailler que deux heures par jour, que feriez-vous ?

Imaginez que votre médecin vous interdit de travailler plus que deux heures et que vous n’avez absolument aucun moyen de contourner cette restriction.

  • Si vous ne pouviez travailler que deux heures par semaine, que feriez-vous ?
  • Si vous ne pouviez faire qu’une seule chose demain, qu’est-ce que ça serait ?
  • Est-ce que tous vos projets ont des délais ?
  • Est-ce que vous pouvez réduire les délais que vous vous êtes fixés ?
  • Est-ce que vous avez des relations qui n’ont pas beaucoup d’impact sur votre bonheur, mais qui vous prennent du temps ?

Cultivez l’ignorance sélective

L’information est très abondante dans notre société. S’informer finit par prendre beaucoup de temps et génère pour certain du stress.

Timothy Ferriss conseille de drastiquement réduire les sources d’informations et de ne s’informer que pour des choses qui sont réellement importantes et pour lesquelles on pourra faire quelque chose de concret. Si quelque chose de vraiment important se produit, vous finirez par en entendre parler.

L’ignorance sélective consiste donc à s’informer principalement dans le but de faire des actions concrètes et de choisir soi-même l’information qu’on assimile plutôt que laisser le choix aux médias d’information en continu.

Les trois étapes pour démarrer et maintenir une ignorance sélective :

  1. Ignorez tous les médias pendant une semaine pour prendre conscience que vous n’avez pas besoin de passer autant de temps dessus.
  2. Assurez-vous que si vous consommez de l’information, vous allez les utiliser immédiatement et pour quelque chose d’important. Si vous ne l’utilisez pas immédiatement, vous l’oublierez sûrement au moment où vous en aurez besoin et devrez donc de nouveau assimiler ces informations.
  3. Ne terminez pas les choses si elles ne vous aident pas. Si vous commencez à lire un livre et réalisez qu’il est ennuyeux ou inutile, arrêtez-vous. Vous gagnerez du temps.

Minimisez les interruptions

La façon la plus simple de gérer les interruptions est de définir un ensemble de règles pour vous-même et pour les autres. Une fois que vous l’aurez mis en place et que les personnes qui vous entourent la comprendront, vous n’aurez plus besoin de revenir dessus et vous économiserez beaucoup de temps.

Il existe trois types d’interruptions, qui sont : celles qui font perdre du temps, celles qui prennent du temps et celles qui nécessitent une aide ou une approbation extérieure.

Les interruptions qui font perdre du temps

Ce type d’interruptions sont des choses qui ne sont pas importantes et qui doivent être ignorées. Souvent, c’est une personne qui souhaite vous parler par e-mail, par téléphone ou en personne. Pour éviter ce type d’interruptions, limitez le plus possible l’accès entre vous et ces personnes et si ces personnes cherchent à entrer en contact avec vous, faites en sorte de garder ce temps d’échange le plus court et pragmatique possible.

Faites savoir que votre moyen de communication préféré est l’e-mail, ensuite le téléphone et en dernier, en personne.

Optimisez vos moyens de communication

Nous vivons dans une société où les distractions sont nombreuses et les interruptions fréquentes. Vous devez donc vous protéger de tout ça et ça commence par gérer vos moyens de communication :

  • Désactivez toutes vos alertes.
  • Vérifiez vos e-mails seulement deux fois par jour. À midi et à 16h par exemple.
  • Quand vous répondez à un e-mail, anticipez les futures questions pour ne pas faire des aller-retour inutiles.
  • Habituez les gens à ne pas répondre à la minute près. Si vous répondez très rapidement, les gens prendront le réflexe de vous déranger plutôt que de trouver la réponse seul.
  • Ayez deux numéros de téléphone. Un pour les affaires urgentes et un autre pour le reste.
  • Si vous avez une réunion, faites en sorte qu’elle ne dépasse pas une demi-heure.

Les interruptions qui vous prennent du temps

Certaines choses prennent du temps et doivent être faites, mais elles vous détournent des tâches les plus importantes.

Par exemple, le service client est quelque chose qui est nécessaire pour une entreprise, mais l’impact est faible sur le chiffre d’affaires.

Un moyen efficace de gérer ce type d’interruptions est de toutes les regrouper par lots. C’est-à-dire de toutes les réserver à un moment particulier et de toutes les faire les unes à la suite des autres.

Il faut comprendre que le cerveau a un temps de démarrage plus ou moins long pour être totalement focus sur une tâche et être pleinement productif. Donc le fait de regrouper toutes les tâches à faible valeur ajoutée au même moment permet de garder sa concentration optimale pour des plages horaires qui concerneront les choses importantes.

Les interruptions qui demandent une validation extérieure

Ces interruptions font à la fois perdre du temps à celui qui a besoin de validation et à celui qui la donne. Si vous avez une entreprise, vous devez donc faire en sorte que les personnes qui travaillent avec vous puissent prendre le plus décisions possibles en toute autonomie.

Faire confiance aux gens et les responsabiliser est un bon moyen d’améliorer leur productivité.

Pourquoi sommes-nous réticents à minimiser les interruptions ?

Les gens sont parfois réticents à adopter ces approches parce qu’ils ont peur de rater ou manquer quelque chose d’important. Il y a plusieurs raisons à ne pas s’inquiéter d’être moins réactif pour les autres :

  • Peu de choses sont véritablement urgentes
  • Même si vous manquiez quelque chose d’important, vous arriveriez facilement à corriger le problème rapidement. Le temps que vous économiserez pour vous occuper des vraies choses importantes rentabilisera largement le temps utilisé à corriger certains manques.
  • Ce n’est tout simplement pas possible d’être constamment opérationnel et réactif sur tout. Il est normal de passer à côté de choses importantes. Il faut savoir l’accepter.
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