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La façon la plus simple de gérer les interruptions est de définir un ensemble de règles pour vous-même et pour les autres. Une fois que vous l’aurez mis en place et que les personnes qui vous entourent la comprendront, vous n’aurez plus besoin de revenir dessus et vous économiserez beaucoup de temps.

Il existe trois types d’interruptions, qui sont : celles qui font perdre du temps, celles qui prennent du temps et celles qui nécessitent une aide ou une approbation extérieure.

Les interruptions qui font perdre du temps

Ce type d’interruption est généralement des choses qui ne sont pas importantes et qui doivent être ignorées. Souvent, c’est une personne qui souhaite vous parler par e-mail, par téléphone ou en personne. Pour éviter ce type d’interruption, limitez le plus possible l’accès entre vous et ces personnes et si ces personnes cherchent à entre en contact avez vous, faites en sorte de garder ce temps d’échange le plus court et pragmatique possible.

Faites savoir que votre moyen de communication préféré est l’e-mail, ensuite le téléphone et en dernier, en personne.

Optimisez vos moyens de communication

Nous vivons dans une société où les distractions sont nombreuses et les interruptions fréquentes. Vous devez donc vous protéger de tout ça et ça commence par gérer vos moyens de communication :

  • Désactivez toutes vos alertes.
  • Vérifiez vos e-mails seulement deux fois par jour. À midi et à 16h par exemple.
  • Quand vous répondez à un e-mail, anticipez les futures questions pour ne pas faire des aller-retour inutiles.
  • Habituez les gens à ne pas répondre à la minute près. Si vous répondez très rapidement, les gens prendront le réflexe de vous déranger plutôt que de trouver la réponse seul.
  • Ayez deux numéros de téléphone. Un pour les affaires urgentes et un autre pour le reste.
  • Si vous avez une réunion, faites en sorte qu’elle ne dépasse pas une demi-heure.

Les interruptions qui vous prennent du temps

Certaines choses prennent du temps, doivent être faites, mais vous détournent des tâches les plus importantes et qui ont le plus d’impact.

Par exemple, le service client est quelque chose qui est nécessaire pour une entreprise, mais l’impact est faible sur le chiffre d’affaire.

Un moyen efficace de gérer ce type d’interruption est de toutes les regrouper par lots. C’est-à-dire de toutes les réserver à un moment particulier et de toutes les faire les unes à la suite des autres.

Il faut comprendre que le cerveau a un temps de démarrage plus ou moins long pour être totalement focus sur une tâche et donc être pleinement productif. Donc le fait de regrouper toutes les tâches à faible valeur ajoutée au même moment permet de garder sa concentration optimale pour des plages horaires qui concerneront les choses importantes.

Les interruptions qui demandent une validation extérieure

Ces interruptions font à la fois perdre du temps à celui qui a besoin de validation et à celui qui la donne. Si vous avez une entreprise, vous devez donc faire en sorte que les personnes qui travaillent avec vous puissent prendre le plus décisions possibles en toute autonomie.

Faire confiance aux gens et les responsabiliser est un bon moyen d’améliorer leur productivité.

Pourquoi sommes-nous réticents à minimiser les interruptions ?

Les gens sont parfois réticents à adopter ces approches parce qu’ils ont peur de rater ou manquer quelque chose d’important. Il y a plusieurs raisons à ne pas s’inquiéter d’être moins réactif pour les autres :

  • Peu de choses sont véritablement urgentes
  • Même si vous manquiez quelque chose d’important, vous arriveriez facilement à corriger le problème rapidement. Le temps que vous économiserez pour vous occuper des vraies choses importantes rentabilisera largement le temps utilisé à corriger certains manques.
  • Ce n’est tout simplement pas possible d’être constamment opérationnel et réactif sur tout. Il est normal de passer à côté de chose importantes. Il faut savoir l’accepter.
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