Progression Leçon
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Étape n°1 : Capturer

Aujourd’hui, notre attention est chaque jour mis à rude épreuve.

Le flot incessant d’informations et de tâches nous demande d’être capable de rester focus sur ce qui compte réellement.

La première étape du système GTD consiste à capturer la moindre idée ou information qui vous traverse la tête. Qu’elle soit petite ou grande, il faut impérativement la sortir de votre tête le plus rapidement possible.

On ne s’en rend pas compte, mais énormément d’informations traversent et flottent dans notre tête chaque jour. Il faut donc avoir un «conteneur» qui permettra d’entreposer toutes ces pensées pour libérer son cerveau.

Ce conteneur va être un bloc-notes, virtuel ou physique.

Choisissez un bloc-notes avec lequel vous êtes le plus à l’aise. Par exemple, si vous n’aimez pas écrire, vous pouvez très bien prendre des notes audio. Ou si vous préférez écrire sur votre téléphone plutôt que sur papier, téléchargez une application.

Le seul critère décisif est que ce bloc-notes doit constamment être à porté de main et rester simple.

Dans la rue, à la maison, en voyage… ce bloc-notes doit à tout moment et rapidement pouvoir capturer des informations.

Il y a trois conditions pour un système de capture réussi :

  1. Capturez tout. Si vous ne prenez pas le réflexe de le faire, vous allez avoir des choses qui vont s’entasser dans votre tête et vous n’allez pas avoir l’énergie pour trier et vider votre bloc-notes.
  2. Ayez le moins de sous-conteneurs possible. À l’intérieur de votre bloc-notes, vous allez organiser les informations dans différents espaces. Si vous en avez trop, votre système deviendra ingérable et se retournera contre vous. Vous devez faire en sorte qu’il reste le plus simple pour vous.
  3. Videz régulièrement votre bloc-notes. S’il commence à contenir trop choses en même temps, votre cerveau ne fera pas confiance à votre système. Il vous rappellera des choses même après les avoir notées. Le simple fait de penser à votre bloc-notes rempli d’informations sera une surcharge mentale. Attention, vous n’avez pas besoin de terminer une tâche pour vider votre bloc-notes, il vous suffit simplement de la clarifier et de l’organiser.

Étape n°2 : Clarifier

Prendre l’automatisme de capturer toutes ces idées est une très bonne chose, mais ça ne suffit pas.

Si vous ne faites que ça, vous allez vite vous retrouver submerger par une énorme quantité de données non traitées. Si vous ne prenez pas ce deuxième automatisme qui est de traiter régulièrement ces données, l’automatisme que vous venez de prendre n’aura pas servi à grand-chose. Retour à la case départ.

Une fois par semaine (de préférence en fin de semaine pour bien commencer celle qui suit) vous devrez vider votre conteneur de pensées qui s’est rempli la semaine.

Pour ça, le système GTD propose une série de questions à se poser et une réponse à chacune d’entre elles.

systeme GTD
  • Jeter : si il n’y a aucune action à faire et que vous n’aurez sûrement pas besoin de l’information plus tard
  • Conserver : si il n’y a pas d’action à faire, mais que l’information sera utile plus tard
  • Faire : si l’action prend moins de 2min, la faire maintenant
  • Nommer : créer un projet si l’action prend plus d’une étape
  • Déléguer : si l’action prend plus de 2min et que vous n’êtes pas la meilleure personne pour exécuter l’action
  • Décider : de l’action suivante si on ne peut ni déléguer ni faire l’action tout de suite parce qu’elle prend plus de 2min

Étape n°3 : Organiser

Pour correctement organiser toutes vos informations et vos tâches, vous allez donc avoir besoin d’un calendrier, d’un gestionnaire de tâche et de votre bloc-notes.

Voici les différents emplacements que vous pouvez créer pour organiser les informations traitées :

  • La corbeille. Il est bien d’avoir une corbeille intermédiaire à la véritable corbeille qui elle supprimera définitivement les informations. Dans le cas où vous vous êtes trompé, pouvoir récupérer des éléments jetés est toujours pratique.
  • L’archive. C’est là que vous stockerez les informations dont vous aurez besoin plus tard.
  • Les projets. C’est là où vous aurez la liste de tous vos projets et que vous pourrez accéder à ces projets pour voir les tâches à l’intérieur et d’autres informations liées.
  • La liste d’attente. C’est la liste des tâches que vous avez décidé de déléguer et des tâches qui seront à faire dans le futur.
  • Les tâches pour plus tard. Cette liste contient des tâches programmées pour lesquelles vous aurez configuré un rappel pour une date précise.
  • Le calendrier. Toutes les tâches et les éléments qui ont une temporalité bien précise.
  • La liste de tâches. La liste des tâches que vous devez accomplir maintenant.

L’archive

L’archive est le dossier qui contient tout ce qui n’a pas besoin d’action spécifique.

À l’intérieur de cette archive, vous pouvez créer des sous-espaces qui vont correspondre à des sujets particuliers. L’objectif est de pouvoir trouver facilement les éléments dans votre archive pour ne pas se sentir submergé ou que l’archive se transforme en une deuxième corbeille.

Les projets

À partir du moment où une tâche comporte plus d’une étape, alors c’est un projet.

Un bon système de projet permet de voir l’avancée des différentes tâches et de pouvoir accéder à toutes les informations stockées et liées au projet.

Voici quelques éléments importants à prendre en compte pour bien gérer ses projets :

  • Savoir clairement quand le projet est terminé. Avoir un projet avec un nom vague et ambigu sera compliqué à gérer. Vous devez savoir clairement quand ce projet démarre et quand il se termine. Utilisez la méthode SMART (Spéficique, Mesurable, Atteignable, Réalisable et Temporellement défini) pour définir correctement vos projets.
  • Connaître le pourquoi. Si vous ne savez pas réellement pourquoi vous avez ce projet, vous n’aurez pas la motivation pour le réaliser et la clarté pour savoir comment prioriser les tâches.
  • Décomposer les tâches. Au départ, faites un brainstorming pour noter un maximum d’informations et de tâches à accomplir en rapport avec le projet. Ensuite, faites en sorte de décomposer au maximum chacune de tâches en vous posant la question «quelle est l’action suivante ?» et en boucle jusqu’à ne plus pouvoir y répondre.

La liste d’attente

Cette liste d’attente contient toutes les tâches que vous ne pouvez pas faire immédiatement parce que quelqu’un d’autre est impliqué dans le processus et que vous devez attendre son avancée.

Plutôt que de laisser ces tâches sur lesquelles vous n’avez pas de contrôle dans votre liste d’action à faire, créez cette liste d’attente à part.

Ce qui vous permettra d’avoir une vision plus claire.

Les tâches pour plus tard

Cette liste contient toutes les tâches qui ne sont pas prioritaires ou que vous ne pouvez pas faire immédiatement. Cette liste peut contenir de petites tâches, mais aussi de gros projets qu’on souhaite réaliser dans le futur.

Remettre le nez dans cette liste au moins une fois par an permet de gagner en clarté de façon générale.

Le calendrier

Le calendrier va servir à organiser des actions spécifiques dans le temps, comme les rendez-vous, les événements particuliers ou récurrents.

Attention, votre calendrier n’est pas votre liste de tâches. Vous ne devez pas remplir vos journées avec des tâches et ça pour deux raisons :

  • Les imprévus. L’organisation demande à être agile et si vous espérez que tout se passe comme vous l’avez définie dans votre calendrier, vous finirez souvent déçu et frustré. Vous rentrerez alors dans une boucle où vous déplacerez constamment certains éléments que vous n’avez pas pu réaliser le jour même pour le lendemain. Une perte de temps et d’énergie.
  • La priorisation. Il est plus facile de placer de petites tâches qui n’ont pas beaucoup d’importance dans son calendrier que des tâches essentielles qui feront vraiment avancer dans son projet. À force, vous perdrez de vu le plus important pour terminer votre projet.

La liste des tâches

Pour finir, la liste de tâches est l’endroit où seront listées toutes les tâches que vous pouvez et devez faire dès maintenant. Ces tâches peuvent provenir soit de projets, soit de précédentes tâches que vous avez programmées dans le passé et doivent être réalisées maintenant.

Étape n°4 : Prendre du recul

Le système d’organisation GTD permet d’économiser de l’énergie mentale en ayant un process à appliquer sans trop se poser de questions complexes.

Pourtant, il est indispensable de réserver du temps pour prendre du recul sur son organisation à moyen et long terme.

L’idéal est de réserver un temps chaque fin de semaine pour revoir son organisation de la semaine et de refaire un petit trie dans ses différents outils (le calendrier, la liste de tâches et le bloc-notes).

Ce temps pour prendre du recul ressemble à celui du ménage pour une maison. En semaine, on nettoie rapidement sa table ou on range des objets qu’on a déplacés, mais tôt ou tard on devra passer l’aspirateur et nettoyer plus en profondeur sa maison.

Pendant ce temps de recul, vous pourrez :

  • Noter des choses que vous avez peut-être oublié de capturer
  • Clarifier tous les éléments ambigus
  • Faire le point sur l’ensemble du système d’organisation pour être sûr que tout se passe bien
  • Prioriser et hiérarchiser sa liste de tâches

Étape n°5 : Passer à l’action

L’ensemble du système GTD a pour objectif de permettre d’agir le plus facilement possible. Les quatre étapes précédentes ont servi à déblayer la masse d’information et à mettre en évidence les actions concrètes.

Mais parmi toutes ces actions à effectuer, lesquelles devez-vous réaliser maintenant ?

Pour savoir, vous devez utiliser quatre critères :

  • Contexte : certaines tâches nécessitent que vous soyez à un certain endroit ou que vous ayez un accès à un certain outil.
  • Temps disponible : certaines tâches nécessitent une heure d’attention focalisée, donc si vous n’avez que quelques minutes, ça ne sera pas le moment d’effectuer cette tâche.
  • Énergie disponible : certaines tâches nécessitent beaucoup d’énergie mentale ou physique, alors que d’autres non. Choisissez intelligemment une tâche proportionnelle à votre niveau d’énergie.
  • Priorité : certaines tâches ont naturellement un rendement plus élevé que d’autres, commencez par celles-ci.
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